¿Cómo elegir un BPO?

Agilización de los procedimientos en una empresa, reducción de costes o crecimiento de producción son algunas de las ventajas que el BPO puede darle a tu negocio, pero hay ciertas cosas que debes tener en cuenta antes de elegir uno.

Como ya hemos mencionado en otros artículos, el business process outsourcing (BPO) o outsourcing de proceso de negocio significa subcontratar funciones de negocio y procesos a proveedores  de servicio externos.

Algunos de estos procesos habían sido administrados generalmente por los departamentos internos y los empleados en el pasado.

A través del outsourcing, la empresa puede ahorrar costos y contar con personal capacitado específicamente para esas tareas.

En México, se permite subcontratar servicios especializados, siempre y cuando no sean la actividad preponderante de la empresa cliente.

Las agencias subcontratadas podrán participar en el reclutamiento, selección y capacitación de empleados, pero sin ser considerados patrones.

La empresa subcontratada tendrá que estar registrada ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

Si has decidido que lo mejor para el crecimiento de tu empresa es contratar a un BPO para externalizar procesos, hay varios aspectos importantes que debes tener en cuenta.

¿Qué debes tener en cuenta antes de elegir un socio BPO?

Metas de negocio

Debes de tener muy claro ¿cuál es tu modelo de negocio? y definir ¿cuáles son los beneficios que deseas obtener contratando a una agencia de outsourcing?, metas a corto, mediano y largo plazo; procesos que quieres que lleven a cabo, además de los efectos que estos tendrán en tu empresa.

Define los tiempos de trabajo y el presupuesto que se asignará, teniendo y comunicando unas metas claras, tendrás mayor satisfacción al evaluar las mejoras.

Además de aclarar el papel que cada una de las partes tendrá en el proyecto, resulta primordial definir si la compañía con la que estás tratando, es capaz de llevarlo a cabo.

Experiencia del BPO

¿Hace cuánto y cuáles fueron los resultados? Si pueden proveer referencias de clientes pasados, evalúa sus resultados, si no pueden hacerlo debido a alguna cláusula de privacidad o similar, pide que te muestren ejemplos de casos, sus resultados y desempeño.

Esta empresa trabajará con tus empleados, llevará tus procesos y estará muy involucrada con la tuya así que es importante asegurarte de que tengan la experiencia necesaria y que cumplan con lo que prometen.

Investiga la reputación de cada BPO

Pero una vez que tienes a los candidatos, es importante investigar sobre la reputación de las empresas que dan el servicio de outsourcing.

Actualmente es muy común recurrir a la red o a conocidos para preguntarles si conocen a tal o cual empresa.

Sin embargo, lo más recomendable es no confiar en a una sola fuente, sino buscar en varias; Internet, revistas, conocidos y personas de las que tengamos conocimiento han usado, o usan el servicio de la empresa de outsourcing que estamos pensando contratar.

Solvencia económica del BPO

Es importante y tratándose de un proyecto grande mucho más, que te asegures de que la empresa de outsourcing que planeas contratar tenga el capital humano y financiero necesario para llevar a cabo los objetivos planteados.

Además de tomar esto en cuenta, habla con los directores del proyecto y escucha acerca de su experiencia y planes para llevar el tuyo a cabo, elige a la empresa que pueda cumplir mejor con tus objetivos y que tenga la capacidad tecnológica, financiera y de capital humano necesarios.

Tecnología e infraestructura

Dependiendo del giro de tu empresa y tus necesidades, la empresa de externalización de BPO, puede necesitar cierta infraestructura tecnológica para poder mantener datos privados, información de clientes o manejo de software para satisfacerlas.

Es importante que preguntes acerca de lo que tienen disponible y cómo llevan a cabo los procesos.

Especialmente si la mayor parte de la relación será a larga distancia. Una manera de hacer esto de manera efectiva es visitar las oficinas y pedir la explicación con alguna muestra de sus métodos.

Flexibilidad de la empresa subcontratada

Esta debe adecuarse a tu empresa con soluciones únicas y especializadas, si aprecias que el método que te brindan es el genérico que ofertan a todas las empresas, lo mejor es buscarte otra empresa.

Leer todas las cláusulas del contrato

Antes de firmar el acuerdo y/o contrato se deben leer todas las cláusulas del mismo.

Evitar futuros problemas o malos entendidos durante lo que dure la relación profesional entre ambas partes.

Debes mantener una relación estrecha con la otra parte siempre dando a entender que eres la figura principal.

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